[ Pobierz całość w formacie PDF ]
oraz w serwisie Lifehacker.com.
SZTUCZKA 31. ZAPANUJ NAD DNIEM PRACY
Poziom trudno ci: atwy
Platforma: Wszystkie
Koszt: Brak
Wyjście z biura nie zawsze jest proste, zwłaszcza że na biurku zawsze czeka kolejne
zadanie do zrobienia czy kolejny projekt, a szef prosi, byś zajrzał do niego, zanim wyj-
dziesz. Często zdarza się tak, iż po całym dniu odpisywania na e-maile, uczestniczenia
w oficjalnych spotkaniach i gaszenia bieżących pożarów okazuje się, że jest już 17:00,
18:00 czy nawet 19:00, a Ty nawet nie zacząłeś pracy nad tym, co najważniejsze.
Wyjście z biura jest równie istotne dla stanu emocjonalnego, a także dla efektyw-
ności pracy, jak wejście. W praktyce okazuje się jednak, że jeśli przez cały dzień nie
byłeś skupiony na najważniejszych zadaniach, trudno opuścić biuro z poczuciem
dobrze spełnionego obowiązku. Godzina czy dwie (czasem trzy) przed wyjściem
Poleć ksi k
Kup ksi k
Rozdzia 3. Jak zmotywowa si do dzia ania? 131
z pracy stają się więc ostatnią deską ratunku, by w jakiś sposób zamknąć pracę nad
zadaniami, na które zaledwie osiem godzin wcześniej miałeś przecież cały dzień&
a przynajmniej tak się wydawało.
W tej sztuczce opiszę pewne strategie przejęcia kontroli nad dniem pracy i wyj-
ścia z pracy o czasie z przeświadczeniem, że podołałeś najważniejszym zadaniom na
dany dzień.
Naucz si wy apywa nadprogramowe zadania i ogranicz je
Twój czas w pracy jest ograniczony, choć nie zawsze wydaje się to oczywiste, zwłasz-
cza na początku długiego dnia. Niestety, doba ma jedynie 24 godziny, a lista zadań,
których teoretycznie powinieneś się podjąć każdego dnia, wydaje się ciągnąć w nie-
skończoność. Rozwiązanie jest proste:
W pierwszym rzędzie zajmij się najważniejszymi zadaniami.
W Sztuczce 26., Zorganizowany poranek , opisaliśmy, w jaki sposób zorganizo-
wać sobie pierwszą godzinę dnia pracy, by poświęcić ją na wykonanie prostego, lecz
ważnego zadania. Poszukaj innych aspektów pracy, które mogą ograniczać Twoją
efektywność. Zbędne, nadprogramowe projekty czasami są bardzo łatwe do zidenty-
fikowania, jednak w wielu innych przypadkach podjęcie właściwej decyzji wcale nie
jest takie proste.
Przypuśćmy, że jesteś grafikiem komputerowym, który postanowił wypromować
swoje usługi poprzez nieodpłatny udział w różnych projektach. W tym celu ogłosiłeś
chęć współpracy w ramach budowania portfolio na różnych listach mailingowych,
pojawiałeś się na imprezach branżowych, zawierałeś nowe kontakty, rozkręcałeś
biznes. Strategia okazała się nadspodziewanie skuteczna masz mnóstwo zleceń.
Problem polega na tym, że wywiązanie się zarówno z tych płatnych, jak i darmowych
okazuje się niezwykle trudne.
Zamiast kontynuować darmową autopromocję w dotychczasowej postaci (czy to
z przyzwyczajenia, czy w celu spełnienia oczekiwań innych ludzi), zastanów się, co
jest ważniejsze: terminowe zamknięcie komercyjnych projektów bądz dalsze poświę-
canie czasu na wolontariat. Podjęcie decyzji wcale nie jest takie proste, jak mogłoby
się wydawać: Twoja reputacja wśród kolegów z branży i zleceniodawców wyrosła
właśnie dzięki realizacji dobrych, nieodpłatnych projektów. Cieszysz się takim uzna-
niem, że inni przychodzą do Ciebie po poradę lub konsultację. Niestety, ten etap ka-
riery możesz uznać za zamknięty. W miarę jak wymagania dotyczące jednego obszaru
pracy rosną, inne muszą ulec złagodzeniu.
Jeśli masz nieustanne problemy z opuszczeniem miejsca pracy o sensownej porze
bądz wpadasz w panikę pod koniec dnia przez krytycznie ważne zadania, które nadal
nie zostały zamknięte, to znaczy, że powinieneś zmienić priorytety i harmonogram
dnia pracy. Być może nie musisz już na przykład ślęczeć nad każdym rachunkiem
i fakturą, od czasu, gdy udało Ci się wyjść z długów wystarczy, że zapoznasz się
Poleć ksi k
Kup ksi k
132 Lifehacker. Jak y i pracowa z g ow
z miesięcznym saldem. Być może żaden z pracowników nie czyta szczegółowego
sprawozdania ze spotkań, które tworzyłeś i rozsyłałeś do wszystkich zainteresowa-
nych co tydzień, przez cały ostatni rok. Może z pożytkiem dla wszystkich da się je
skrócić do czterech lub pięciu punktów? Ludzie mają tendencję do tworzenia sztucznych
obowiązków, które z upływem czasu po prostu przestają być potrzebne. Zastanów się,
czy Ty także realizujesz takie zadania, i ogranicz je bądz zupełnie z nich zrezygnuj.
Określ, które czynności są rzeczywiście najważniejsze, skup się na nich i postaraj
się znalezć sposób na to, by pozbyć się wszelkich nadprogramowych spraw. Wpraw-
dzie może się to wiązać z jakimiś kompromisami, ale przynajmniej będziesz miał
poczucie optymalnie spożytkowanego czasu.
Nie pozwól, by czas przecieka Ci przez palce
Sztuczka 28., Prowadz dziennik zajęć , ułatwia wskazanie tych czynności, których
ukończenie zajmuje najwięcej czasu. Być może jakiś szczególnie gadatliwy klient trzy-
ma Cię na słuchawce przez 40 minut? A może Twój zespół lubi wdawać się w długo
trwające e-mailowe debaty? Może spotkania firmowe dziwnym trafem zawsze zba-
czają z podstawowych tematów i kierują się na boczne tory?
Zrewiduj czynności wykonywane z rozpędu i przyzwyczajenia, zrezygnuj z nie-
których zadań, przekaż je, uprość lub ogranicz zakres tych, które przestały mieć klu-
czowe znaczenie. Jeśli będzie trzeba, kulturalnie utnij rozmowę z gadatliwym klien-
tem. Zwołaj improwizowane spotkanie grupy roboczej, by szybko przedyskutować
kwestię ciągnącą się w e-mailach w nieskończoność. Zrezygnuj z uczestnictwa w nie-
których spotkaniach bądz we współpracy z kierownikiem grupy zaplanuj je tak, by
skrócić je do minimum i skupić się na najważniejszych zagadnieniach.
Wype nij grafik zaj po pracy
Jeśli musisz odebrać dziecko z przedszkola o 16:30, umówiłeś się z przyjaciółmi na
kręgle, masz zarezerwowany stolik w restauracji na obiad z partnerką lub partnerem,
to istnieje spora szansa, że wyrwiesz się z pracy o czasie.
Skoro tak, to umów się z przyjaciółmi na siłownię, do kina lub choćby obiecaj, że
będziesz w domu na obiad dokładnie o 18:00, by nie ociągać się z wyjściem z biura.
Jeżeli dogadałeś się ze znajomym, że będziecie wspólnie dojeżdżali do pracy, wyko-
[ Pobierz całość w formacie PDF ]