[ Pobierz całość w formacie PDF ]
wielkiego problemu (w końcu, w wyniku rozmowy z Tobą osoba
jest świadoma, że załatwiasz formalności i wcale nie będzie
zdziwiona). Musisz konsekwentnie kontynuować cały proces
i przeprowadzić wszystkie związane z nim czynności.
Rejestruj wykonane czynności: dokładnie zapisuj, co robiłeś,
jaką odpowiedz otrzymałeś oraz, co najważniejsze, co masz
sprawdzić i co jeszcze zrobić. Wiąże się to z prowadzeniem
terminarza zadań i notatek.
Przypominaj o zobowiązaniach: jest to sprawa kluczowa.
Jeśli ktoś nie spełni określonych porozumieniem warunków,
a nie jest to odosobniony przypadek, musisz mu przypomnieć
o zobowiązaniu. Nie czuj się niezręcznie w takiej sytuacji. W końcu
do stron należy wykonanie warunków umowy: Kiedy mogę dostać
umowę z powrotem? Do końca przyszłego tygodnia . Część ludzi
będzie oczekiwać, że właśnie tak się stanie, a poza tym kara
za zwłokę może być bardzo dotkliwa. Przypominać należy
w sposób systematyczny, uprzejmy, ale konsekwentny.
Przyjmij właściwą postawę: musisz zrozumieć, że spisywanie
umów wcale nie jest złem koniecznym. Tak naprawdę można
102
Serce komunikacji perswazyjnej
przedstawić zagadnienie jako formę ochrony interesów obu stron.
Najlepiej więc podchodzić do umów w sposób rzetelny,
profesjonalny i, jeżeli to konieczne, sprawiać wrażenie osoby,
z którą warto się kontaktować.
Są jeszcze dwie kwestie, które trzeba tu rozważyć. Pierwsza to dokonanie
wpłaty oraz upewnienie się, że jej dokonano.
Fakturowanie: bardzo ważne jest, aby faktura dokładnie
odzwierciedlała uzgodnione szczegóły (w przeciwnym razie może
dojść do napięć) oraz aby była jasno i wyraznie opisana. Może
być opatrzona spersonalizowanym komentarzem. Wysłanie faktury
jest oczywiście równoznaczne z przypomnieniem o zapłacie. I znów
nie jest to zadanie łatwe, ale musi być zrobione i powinno stać
się czynnością rutynową. Nie wolno zwlekać długo, bo potem
naprawdę będzie ciężko. To jest bardzo ważna sprawa (mała
dygresja: podczas moich pierwszych doświadczeń w pracy
handlowca usłyszałem, że: Można powiedzieć, że interes został
ubity dopiero wtedy, kiedy pieniądze są w banku).
Przyszłe kontakty: jeśli nawiązano dobry kontakt i wchodzi
w rachubę stała współpraca, musisz starać się upraszczać stronę
formalną. Następnym razem procedura będzie taka sama, a jeśli
wszystko poszło zgodnie z planem, będziemy postrzegani przez
drugą stronę jako osoba rozsądna, kontaktowa i bezkonfliktowa.
Wszystko, co jest związane z podpisywaniem umów, musi być załatwione
efektywnie. Jest to integralna część procesu zawierania porozumień. Jeśli
nastąpi opóznienie, pojawią się oznaki nierzetelności lub zaniedbania,
to na pewno powstaną problemy. Umowy i warunki są po to, aby radzić
sobie w trudnych sytuacjach. To właśnie wtedy musimy odnieść się do
litery prawa. Jeżeli nie zawiedziesz na tym polu, to zbudujesz solidny
fundament porozumienia.
103
Serce komunikacji perswazyjnej
Nie możesz wydawać się
osobą skupioną na sobie
Można powiedzieć, że do pewnego stopnia uzyskanie porozumienia
wymaga z Twojej strony podejścia egocentrycznego. Musisz myśleć o roz-
mowie jako o Twoim spotkaniu. Chcesz odnieść sukces. Musisz dążyć do
celu, którym jest zawarcie porozumienia po Twojej myśli. Wszystko się
zgadza, ale musisz uważać, żeby nie posunąć się za daleko i nie demon-
strować takiej postawy w języku, którego używasz. Nie poprzedzaj więc
zdań stwierdzeniami typu: Jeśli chce pan wysłuchać mojej opinii& , na
pana miejscu zrobiłbym& . Takie wypowiedzi brzmią protekcjonalnie
(i przypominają mi mojego dawnego szefa, który zwykł mawiać: Jeśli
będę potrzebował Twojej rady, to ci jej udzielę, ale przepraszam za dygre-
sję). Być może niektórzy ludzie chcą Twojej rady, ale oczekują, że będzie
ona przemyślana i dostosowana do sytuacji, w której się znajdują. Znacz-
nie lepiej jest zaczynać komentarze w następujący sposób: Dla kogoś
w pańskiej sytuacji najlepiej będzie& lub Biorąc pod uwagę to, co powie-
dział pan o gospodarowaniu czasem, może dobrze byłoby gdybyśmy& .
Ludzie chcą wiedzieć i widzieć, że działasz w ich imieniu oraz że wszystko,
co mówisz, odnosi się do ich osobistych interesów. Nie interesuje ich
Twoja opinia, jeśli nie dotyczy ich sytuacji. Unikanie zwrotów sugeru-
jących skupienie się na sobie sprawia bardzo dobre wrażenie i powoduje,
że jesteś postrzegany jako osoba wyważona.
Zawsze bądz lojalny
Jeśli reprezentujesz jakąś instytucję, na przykład firmę, stowarzyszenie
lub komisję, zostaniesz szybciej zaakceptowany, jeśli nie tylko nawiążesz
dobrą relację z ludzmi, ale również będziesz żywym obrazem tego, co
reprezentujesz. W świecie biznesu wiele firm wydaje masę pieniędzy na
tworzenie wizerunku poprzez public relations, wystrój i inne techniki.
Bardzo łatwo jest zburzyć efekty tej ciężkiej pracy w kilka sekund.
104
Serce komunikacji perswazyjnej
Wyobraz sobie, że w trakcie rozmowy wychodzi na jaw skarga dotycząca
niedotrzymanego terminu. Nie jest to Twoja wina, ramy czasowe było
[ Pobierz całość w formacie PDF ]